Geen dag hetzelfde op de afdeling ICT

Zouden ICT’ers Kristiaan Kamstra, Dirk Broos, Jelle Lei en Ruben Lei gelijktijdig een maand vakantie vieren, dan kun je er zeker van zijn dat elke afdeling binnen Van der Werff dit binnen enkele dagen merkt. De vier heren doen namelijk meer dan velen waarschijnlijk weten. Hoog tijd voor een kijkje in de keuken van de ICT-afdeling.

,,Toen ik vorig jaar op de afdeling ICT kwam werken, wist ik niet wat ik zag”, zegt Dirk. Hij werkt al 16 jaar bij Van der Werff en zat eerder op de afdeling Planning. ICT kreeg echter steeds meer zijn belangstelling en toen hij dat aangaf, kreeg hij vanuit Van der Werff de kans om de overstap te maken – iets wat hij erg waardeert. Maar pas na die overstap leerde hij hoeveel werk de ICT-afdeling dagelijks verricht. En dat is veel. Heel veel.

Dat blijkt ook al tijdens het gesprek met de vier heren. Om de haverklap gaat de telefoon en verlaten Kristiaan of Dirk de praattafel om een vraag af te handelen. Dat blijkt de normale gang van zaken, vertelt Kristiaan. ,,Mijn werk is vooral meer van ‘moet nú’ dan ‘moet op termijn’.”

Lange takenlijst

Dat is ook geen wonder als je nagaat waarvoor de vier heren verantwoordelijk zijn. Dirk beheert als applicatiebeheerder vooral de software. Dirk: ,,Denk aan pakketten zoals het Transport Management Systeem (TMS), Werkplaats Management Systeem (WMS), Transics (boordcomputersoftware) en COMTO (ons Intranet).”

Doen zich zaken voor die de Servicedesk niet kan oplossen, dan staat Dirk paraat. Daarnaast is het optimaliseren van de pakketten een doorlopend karwei. Dirk: ,,Ik ben momenteel onder meer bezig om Transporeon, waarmee je vrachten kunt aanmelden en kunt lokaliseren tot het lossen, meer gestroomlijnd te maken.”

Snel handelen

De genoemde Servicedesk wordt in eerste instantie bemand door Kristiaan. Systeem- en netwerkbeheerder Ruben ondersteunt hem als tweedelijns servicedeskmedewerker. Zij monitoren elk telefoontje en mailtje dat binnenkomt: is het een probleempje dat één van hen kan afhandelen, of een storing in de categorie ‘alle hens aan dek’?

Dat laatste komt gelukkig zelden voor. Kristiaan: ,,Het zijn meestal dingen die direct afgehandeld moeten worden. Heeft iemand een nieuwe toner nodig, dan ga ik er meteen naartoe. Krijgen we een nieuwe collega? Dan zorg ik ervoor dat hij of zij in alle benodigde systemen kan, in COMTO komt te staan, toegang heeft tot gebouwen, enzovoort.”

Makkelijker werken

Ruben Lei beheert en onderhoudt als systeem- en netwerkbeheerder de gehele ICT-omgeving, zorgt dat bijvoorbeeld internetverbindingen in stand en veilig blijven, en optimaliseert processen. ,,De afdeling Planning hield bijvoorbeeld de verlofplanning van de chauffeurs bij in een excelbestand. De wens was om dit makkelijker te maken. We zijn vervolgens met de ontwikkelaar gaan kijken hoe dit verbeterd kon worden en dat heeft geleid tot praktische software.”

De ICT-afdeling doet dus niet álles zelf. Sommige zaken zijn simpelweg te specialistisch. Jelle, manager van de ICT-afdeling, vertelt dat ze samenwerken met extern bureau voor advies en monitoring van de beveiliging en verbindingen. ,,Verder geeft een ander bureau advies met betrekking tot het voorkomen van cyberaanvallen van binnen- en buitenuit.”

Meedenken

Zaken uitbesteden of niet; ‘verveling’ is een onbekend woord op de ICT-afdeling. Aan het begin van de dag weten de vier nooit precies waar ze tien uur later op terug kunnen kijken. Elke dag begint met een zogeheten ‘stand up’, vertelt Jelle. ,,Dan bespreken we wat speelt, wie waarmee bezig is, denken we eventueel met elkaar mee. Dit laatste is belangrijk. Fouten hebben een behoorlijke consequentie en we doen er alles aan om ze te voorkomen. Daarom zeg ik altijd: probeer zoveel mogelijk hardop na te denken. Dat ordent de gedachten en dan kan een ander ook ideeën aandragen.”

Grotere projecten

Hoewel dagelijks tal van zaken voorbijkomen die direct aandacht vragen, zijn er ook langetermijnprojecten die spelen. Jelle: ,,De kunst is om op tijd te beginnen met dit soort projecten, zodat je bij korte termijn-zaken snel kunt schakelen. Goed prioriteiten stellen is wel iets wat je moet kunnen op deze afdeling.”

Een langetermijnproject betrof bijvoorbeeld de overname van Van Ewijk. ,,We hebben ervoor gezorgd dat het personeel in alle systemen kan”, vertelt Ruben. ,,Ook alle auto’s hebben we overgezet, net als de sites en zaken als mail en telefonie. Verder hebben we gekeken hoe ze bij Van Ewijk altijd werkten en hoe dat misschien eenvoudiger kan. Daarin hebben we de medewerkers zoveel mogelijk meegenomen.”

,,De administratie van Van Ewijk hebben we ingericht in onder andere het TMS-systeem”, vult Jelle aan. ,,Daarnaast hebben we gekeken hoe opdrachtgevers van Van Ewijk hun orders aanleverden. Dat bleek vooral in Excel te zijn. We hebben vervolgens iets ontwikkeld waardoor die gegevens nu automatisch in het systeem komen.”

Oneindig optimaliseren

Nu ‘project Van Ewijk’ is afgevinkt, kan het team de tanden zetten in het volgend langetermijnproject: een automatisch plansysteem. En dan zijn ze ook nog constant bezig met het optimaliseren van bestaande processen. ,,Dat dynamische is ook wat dit werk bij Van der Werff zo mooi maakt”, vindt Jelle. ,,Er komen steeds meer uitdagingen bij voor dit bedrijf en alle medewerkers. Dat maakt IT zo leuk: je bedenkt iets wat het menselijk brein simpelweg niet kan.”

En als dan in de praktijk blijkt dat hun oplossing veel tijdwinst oplevert, dan zijn de ICT’ers helemaal blij. Kristiaan noemt als voorbeeld het overzichtelijk maken van wachturen. ,,Dit kwam voorheen in Excel binnen: 9.000 rijen met alle laad- en lostijden. Door het gebruik van een macro is het berekenen van dit alles een automatisch proces geworden en is met één druk op de knop te zien wat doorberekend moet worden. Dit werd voorheen handmatig gedaan, wat 2,5 uur per keer kostte. Dit soort tijdswinsten geven me voldoening: het levert iedereen heel veel op.”

Groeiende afdeling

Kortom, het is niet altijd even zichtbaar wat Kristiaan, Dirk, Jelle en Ruben doen, maar iedereen bij Van der Werff heeft wel profijt van hun inzet. En dat zal alleen maar meer worden met oog op verdere automatisering en continue optimalisering binnen ons bedrijf. Geen wonder dat de ICT-afdeling in de afgelopen 2 jaar is gegroeid van 2 tot 4 werknemers. En een vijfde persoon volgt waarschijnlijk nog.

,,Hoe meer we zaken automatiseren, hoe efficiënter er op alle afdelingen kan worden gewerkt”, zegt Jelle. ,,Maar ook: hoe meer de IT-afdeling moet groeien om alles goed draaiende te houden. Want het is niet zo dat we iets neerzetten en vervolgens gaan stilzitten. We zitten constant bovenop alle ontwikkelingen. Ons werk gaat altijd door.”